BAB V - KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN BERHUBUNGAN DENGAN SISTEM INFORMASI

BAB V - KONSEP ORGANISASI DAN MANAJEMEN BERHUBUNGAN DENGAN SISTEM INFORMASI

KONSEP ORGANISASI

Definisi

Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.
Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.
Istilah organisasi dapat pula diartikan sebagai suatu perkumpulan atau perhimpunan yang terdiri dari dua orang atau lebih punya komitmen bersama dan ikatan formal mencapai tujuan organisasi, dan di dalam perhimpunannya terdapat hubungan antar anggota dan kelompok dan antara pemimpin dan angota yang dipimpin atau bawahan (Beach and Reinhartz, 2004; Bush and Middlewood, 2005).
Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen dalam melaksa¬nakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada tingkatan admi¬nistratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipan¬dang sebagai wadah, tempat di mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.

Macam-Macam Bentuk Struktur Organisasi

Organisasi adalah sekumpulan dari beberapa orang yang melakukan kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan bersama. Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :

1. Struktur organisasi lini
2. Struktur organisasi lini dan staff
3. Struktur organisasi fungsional
4. Struktur organisasi lini dan fungsional

Organisasi Lini

Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya.
Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol
Ciri :

1. Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang
2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana
3. Jumlah karyawan sedikit
4. Sarana dan alatnya terbatas
5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer
6. Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando
2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar
3. Proses decesion making berjalan cepat
4. Disiplin dan loyalitas tinggi
5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis
2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
4. Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini :

Organisasi Lini dan Staf

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung.
Ciri :

1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung
2. Karyawan banyak
3. Organisasi besar
4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:
   • Personel lini
   • Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Ada pembagian tugas yang jelas
2. Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas
3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin
4. Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place
5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan
2. Proses decesion makin berliku-liku
3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage
4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
Ciri :

1. Organisasi kecil
2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
5. Pengawasan dilakukan secara ketat

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Program tearah, jelas dan cepat
2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
4. Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik
5. Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik
6. Solidaritas antar anggota yang tinggi
7. Moral serta disiplin keija yang tinggi
8. Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik
9. Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
10. Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
11. Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga inspeksi sulit dilaksanakan
3. Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4. Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan diri dalam satu bidang tertentu
5. Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis jangka panjang
6. Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
7. Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
8. Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan

Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :

1. Lingkungan stabil
2. Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
3. Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional

Gambar struktur organisasi Fungsional

BAB IV - KONSEP DASAR SISTEM DAN SISTEM INFORMASI

BAB IV - KONSEP DASAR SISTEM DAN SISTEM INFORMASI

Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

• Memiliki komponen ;
  Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.
• Batas sistem (boundary) ;
  Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
• Lingkungan luar sistem (environment) ;
  Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
• Penghubung sistem (interface) ;
  Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
• Masukan sistem (input) ;
  Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
• Keluaran sistem (Output) ;
  Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.
• Pengolah sistem (Process) ;
  Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.
• Sasaran sistem ;
  Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Klasifikasi Sistem :

• Sistem abstrak : sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik (sistem teologia)
  Sistem fisik : merupakan sistem yang ada secara fisik (sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dll.)
• Sistem alamiah : sistem yang terjadi melalui proses alam. (sistem matahari, sistem luar angkasa, sistem reproduksi dll.
  Sistem buatan manusia : sistem yang dirancang oleh manusia.
  Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut human-machine system (contoh ; sistem informasi)
• Sistem Tertentu (deterministic system) : beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan (contoh ; sistem komputer)
  Sistem tak tentu (probabilistic system) : sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
• Sistem tertutup (close system) : sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
  Sistem terbuka (open system) : sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
• Sistem sederhana dan Sistem kompleks

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat kita lihat bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi kita sebut suatu sistem.

Ada beberapa definisi dari sistem menurut para ahli, yaitu:

Dalam kamus Besar bahasa Indonesia (1989) sudah dijelaskan bahwa Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. Mcleod (2004) mengatakan bahwa sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan.

Buckley menjelaskan bahwa Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.

H. Kerzner mengutarakan Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir.

Menurut Ludwig Von Bartalanfy, Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Menurut Anatol Raporot, Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

Menurut L. Ackof, Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

Komponen Sistem Informasi

Ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu:

• Komponen input. input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
• Komponen model. kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah di tentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
• Komponen output. output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
• Komponen teknologi. teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output dan memantu pengendalian sistem.
• Komponen basis data. merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.
• Komponen kontrol. pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gagguan terhadap sistem informasi.

Peran Utama / Dasar Sistem Informasi

Peran utama SI

1. Mendukung Operasi Bisnis.
2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial.
3. Mendukung Keunggulan Strategis.

Peranan sistem informasi

1. Meningkatkan pelayanan secara global/menyeluruh antara lain:
2. Mampu meningkatkan persaingan bisnis secara global
3. Melakukan perubahan ekonomi industri
4. Meningkatkan produktivitas
5. Meningkatkan produk dan pelayanan yang inovatif dan kreatif
6. Menyediakan informasi secara global
7. Menyediakan pelayanan selama 24 jam

BAB III - MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

BAB III - MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI

Sistem informasi manajemen adalah sistem manusia/mesin. Perancangan SIM cenderung mengikat erat pengambil keputusan pada sistem pengolah mesin. Dan fungsi kerja administrasi dilaksanakan secara tertentu berdasarkan persyaratan komputer. Karena itu manusia adalah elemen penting dalam sistem pengolah informasi, Pernahaman kemampuan manusia sebagai pengolah informasi adalah penting bagi perancangan sistem informasi.

Bab ini menguraikan sebuah model umum dan model Newell-simon tentang manusia sebagai pengolah informasi, Bab ini juga menjelaskan beberapa batas sementara pengolah manusia dan persepsi manusia tentang perbedaan-perbedaan. Sebuah diskusi pengaruh pemampatan data atas prestasi manusia, dan nilai psikokogis data yang tak terpakai melengkapi penjelasan terhadap kemungkinan pemakaian data. Pengumpulan data. dan penyimpanan yang tidak rasional.

MODEL DASAR

Sebuah model sederhana mengenai manusia sebagai pengolah informasi terdiri dari indera penerima (mata telinga, hidung dan sebagainya) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak dengan penmyimpan). Hasil olahan adalah respons/tanggapan keluar (secara fisik, ucapan, tulisan, dan sebagainya). Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Para individu mengatir penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman. Latar belakang, kebiasaan mereka, dan sebagainya. Prosedur keputusan mengidentifikasi data yang yang relevan dan kemudian menyediakan sebuah filter untuk menyaring faktor-faktor yang tak perlu bagi keputusan. Mekanisme penyaringan dapat diubah melalui tekanan pengambilan keputusan.

MODEL NEWELL-SIMON TENTANG MANUSIA SEBAGAI PENGOLAH INFORMASI KEPUTUSAN

Allen Newell dan Herbert A Simon dari Carnegie-Melon University telah mengajukan sebuah model mengenai pemeeah persoalan manusia yang menggunakan analogi antara pengolah komputer dan pengolah informasi manusia. Hal ini bukan berarti bahwa manusia memeeah persoalan seperti komputer, tetapi bahwa analogi ini sangat berguna untuk memahami pengolah informasi manusia. Membandingkan model pengolah informasi Newell-Simon dengan sebuah model umum sistem pengolah komputer.

Sistem Pengolah Informasi Manusia

Sistem pengolah informasi manusia terdiri dari sebuah pengolah, indera masukan (sensory input), penggerak keluaran (motor output), dan tiga jenis ingatan-:ingatan jangka panjang (long-term memory/LTM), il1gatan jangka pendek (short-term memory/S'I'M) dan ingatan luar (external memory/EML). Sistem pengolahan bekerja lebih secara serial daripada paralel. lni berarti bahwa manusia .hanya melaksanakan satu tugas pengolahan infonnasi pada saat yang bersamaan. Sedang komputer dapat bekerja secara serial maupun paralel untuk ketiga opersi pokok. Salah satu pengolahan paralel komputer adalah menambah secara serentak semua pasangan "bit" dari dua "data word" komputer, Manusia menambah hanya sepasang "digit" pada saat yang sama secara serial dari kanan ke kiri.

Menangani Data Probabilistik

Para pengambil keputusan sering harus menangkap, mengolah, dan menilai kemungkinan (probabilities) hal-hal tak menentu. Ada bukti bahwa kemampuan manusia kurang sekali dalam intuisi statistik. Kekurangan ini menyolok karena sebuah sistem informasi/keputusan dapat dirancang untuk mengatasi hal ini. Beberapa kekurangan yang tampak -dalam riset adalah:

1. Kurangnya pemahaman intuitif atas akibat ukuran percontoh atau "sample" terhadap penyimpangannya.
2. Kurangnya kemampuan intuitif untuk mengenal hubungan (korelasi) dan hubungan sebab akibat (easuality).
3. Cendrung mengambil kesimpulan dalam perkiraan kemungkinaan.
4. Kurangnya kemampuan memadukan informasi.

Strategi Pengolah Informasi

Manusia menerapkan strategi untuk mengatasi keterbatasannya sebagai pengolah informasi dan untuk meringankan otak dalam memadukan informasi. Beberapa diantaranya adalah konkretisasi (concretness) serta pematokan dan penyesuaian (anchoring and adjustment). Konsep konkretisasi adalah pengambil keputusan cenderung untuk menggunakan hanya informasi yang telah dimilikinya, dan dalam bentuk peragaannya. Akan terjadi kecenderungan untuk tidak mencari data yang tersimpan dalam ingatan atau untuk mengubah atau memanipulasi data yang telah disajikan. Karenanya informasi yang telah ada secara eksplisit mempunyai keunggulan atas data yang harus diperoleh atau dimanipulasi sebelum dipakai.

Gagasan pematokan dan penyesuaian adalah bahwa manusia cenderung mengambil kesimpulan dengan menetapkan sebuah titik patokan dan membuat penyesuaian berdasarkan titik ini. Ini merupakan gejala umum dan peranggaran, perencanaan dan penentuan harga. Penyesuaian cendrung tidak memadai bila menyangkut perkiraan probabilistik.

PERBANDINGAN MANUSIA DENGAN KOMPUTER

Kecakapan manusia :

• Estimasi
• Kreatifitas
• Adaptasi
• Kesadaran serempak
• Pengolahan abnormal/perkecualian
• Memori asosiatif
• Pengambilan keputusan non-deterministik
• Pengenalan pola
• Pengetahuan dunia
• Kesalahan manusiawi

Kecakapan komputer :

• Kalkulasi akurat
• Konsistensi
• Aktifitas perulangan
• Multitasking
• Pengolahan rutin
• Penyimanan dan pemanggilan kembali data
• Pengambilan keputusan deterministik
• Pengetahuan domain
• Pengolahan data
• Bebas dari kesalahan

Keunggulan manusia :

1. Menciptakan komputer
2. Memberi instruksi pada komputer
3. Mempunyai inisiatif
4. Tidak tergantung energi listrik

Keunggulan komputer :

1. Obyektif
2. Menyimpan informasi besar pada secondary storage
3. Waktu pengambilan informasi sangat singkat
4. Bekerja cepat, tepat dan teliti
5. Cocok untuk pekerjaan: banyak, rutin dan berulang

Perbedaan mendasar antara manusia dan komputer :

1. Manusia dan komputer sama-sama bisa menyimpan memori (ingatan). Bedanya, otak manusia bisa menyimpan memori jauh lebih banyak dibandingkan komputer. Bedanya lagi, manusia punya lupa sedangkan komputer tidak.
2. Dan komputer, sekalipun nantinya ada yang bisa menyimpan memori lebih banyak dari manusia, komputer tidak akan bisa sama dg manusia karena komputer tidak bisa menarik atau memunculkan kembali apa yg diingatnya tanpa perintah pihak luar. komputer tidak punya kehendak. Komputer tidak punya hak pilih.

BAB II - KONSEP DASAR INFORMASI

BAB II - KONSEP DASAR INFORMASI

Mutu Informasi

Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

a) Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

1. Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2. Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
3. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b) Tepat Waktu (timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c) Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :

1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.
2. Untuk mendapatkan pengalaman.
3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.
4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.
5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :

1. Kemudahan dalam memperoleh
   Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
   Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian (accuracy)
   Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
   Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan.
5. Ketepatan waktu
   Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6. Kejelasan (clarity)
   Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7. Fleksibilitas/ keluwesannya
   Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8. Dapat dibuktikan
   Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9. Tidak ada prasangka
   Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur
    Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.

Kebutuhan Informasi

Informasi yang dibutuhkan oleh seorang Top Management biasanya bersumber dari hal-hal yang berada di luar perusahaan (eksternal) yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi jalannya bisnis. Contohnya adalah keadaan pasar (market), kecenderungan ekonomi (trend), gejala-gejala sosial masyarakat, kedatangan para pesaing baru, kebijakan pemerintah, dan lain sebagainya.

Informasi yang dibutuhkan Midle Management, informasi eksternal maupun internal dibutuhkan untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Contoh informasi dari luar perusahaan yang dibutuhkan adalah mengenai jenis-jenis bahan mentah atau bahan baku beserta kualitas dan harganya, teknologi baru penunjang penciptaan produk atau jasa, dan lain sebagainya. Sedangkan contoh informasi internal yang dibutuhkan adalah seperti stok barang di gudang, service level kepada pelanggan, dan lain sebagainya.

Informasi yang dibutuhkan Lower Management yang lebih membutuhkan informasi berkaitan dengan internal perusahaan, seperti utang pelanggan yang telat dibayar, pesanan yang belum dikirim, ketersediaan sumber daya manusia untuk produksi, dan lain sebagainya.

Perancangan Sistem Secara Umum

Perancangan sistem berarti aktifitas penentuan, perencanaan, pemilihan dan pengaturan dari manusia, peralatan, prosedur serta aliran kerja. Perancangan komponen sistem informasi meliputi : model, input, output, database, teknologi .

Perancangan model

Analis sistem dapat merancang model dari sistem informasi dalam bentuk physical sistem dan logical model. Physical sistem dapat digambarkan melalui bagan alir sistem (sistem flowchart) yang menunjukan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol lapoan – laporan, harddisk, terminal (akan menunjukan urutan – urutan kegiatan dari sistem informasi).

Logical model dari sistem informasi akan menjelaskan bagaimana fungsi – fungsi sistem informasi secara logika akan bekerja, logical model dapat digambarkan menggunakan diagram arus data (Data Flow Diagram / DFD). Arus dari DFD dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (Data Dictionary). Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metoda & prosedur – prosedur yang merupakan bagian dari model sistem .

Perancangan input

Berupa Masukan atau input, merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi – transaksi yang dilakukan. Perancangan input dimulai dari disain dokumen dasar (source dokumen) yaitu formulir yang digunakan untuk menangkap data yang terjadi.

Langkah – langkah perancangan input secara umum sebagai berikut:

1. Menetukan kebutuhan input dari sistem baru yang dapat ditentukan dari DFD (data flow diagram) sistem baru.
2. Menentukan parameter dari input meliputi : bentuk input, sumber input, jumlah tembusan input & distribusinya, alat input yang digunakan, volume input, periode output.

Perancangan output

Output adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat, bisa berupa hasil dimedia kertas atau dimedia monitor / soft copy. Format output dapat berupa keterangan – keterangan, tabel atau grafik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel.

Langkah perancangan output secara umum :

1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru yang dapat ditentukan dari DFD.
2. Menetukan parameter output meliputi: tipe output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, frekwensi / jumlah tembusan, distribusi dan periode outputnya.

Perancangan database

Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut database sistem / sistem basis data.

Sistem basis data merupakan suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari file – file yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bemacam-macam di dalam suatu organisasi.

Tipe – tipe file dalam database:

1. File induk (master file) dibedakan menjadi:
   
   • File induk acuan yaitu file yang menjadi acuan yang bersifat statis, jarang berubah nilainya.
   • File induk dinamik adalah file induk yang menjadi nilai dari record – recordnya, sering berubah.
2. File transaksi, Disebut juga dengan file input, digunakan untuk merekam data hasil transaksi.
3. File laporan, Disebut juga dengan file output yaitu file yang berisi informasi yang akan ditampilkan.
4. File sejarah Disebut dengan file arsip, file ini berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi perlu disimpan untuk keperluan mendatang.
5. File pelindung (Backup file), Berupa salinan dari file – file yang masih aktif yang digunakan sebagai cadangan bila database yang aktif hilang atau rusak.
6. File kerja (working file), Disebut juga file sementara (temporari file), dibuat oleh suatu proses program secara sementara untuk menghemat pemakaian memori selama proses dan akan dihapus bila proses telah selesai.

Langkah – langkah perancangan database secara umum:

1. Terlebih dahulu dilakukan identifikasi file – file yang diperlukan oleh sistem informasi, dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat.
2. Menentukan parameter database file meliputi : tipe file, media file (harddisk, disket), organisasi file (akses langsung, akses urut), fileld kunci dari file.

Perancangan teknologi secara umum

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menerima dan mengakses data, menghasilkan dan mendistribusikan informasi, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama:

• Perangkat keras (Hardware).
• Perangkat lunak (Software)
• Teknisi / perangkat manusia (Brainware), dapat berupa operator komputer, programmer, spesialis telekomunikasi, analis sistem dan lain sebagainya.

BAB I - GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB I - GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

• Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
• Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
• Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
• Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
• Sistem informasi personalia (personal information systems).
• Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
• Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
• Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
• Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
• Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
• Sistem informasi analisis software
• Sistem informasi teknik (engineering information systems).
• Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level. 

Pemanfaatan Manajemen Dan Model Keputusan

Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan keputusan.

Kebanyakan pemakai sistem informasi manajemen berdasarkan komputer adalah sebagai berikut:

• Petugas administrasi -> Mengerjakan transaksi, mengolah data, dan menjawab pertanyaan.
• Manajer tingkat bawah -> Mendapatkan data operasi. Membantu perencanaan, penjadualan, mengetahui situasi yang tak terkendali, dan mengambil keputusan.
• Staf ahli Informasi -> untuk analisis. Membantu dalam analisis, perencanaan dan pelaporan.
• Manajemen -> Laporan tetap Permintaan informasi khusus, Analisis khusus, Laporan khusus, Membantu dalam mengenali persoalan dan peluang, Membantu dalam analisis pengambilan keputusan.

Petugas administrasi dapat merasakan bertambahnya kebutuhan akan masukan (input) pada saat upaya SIM dimulai dan sebuah data base sedang disusun. Prosedur baru untuk mengendalikan data akan ditetapkan. Proses administrasi akan berubah dengan memakai alat-alat online seperti unit peraga, alat pencetak, dan alat untuk memasukkan data. Para petugas di seluruh bagian organisasi akan diminta melaporkan informasi yang sebelumnya mereka simpan dalam arsip atau “catatan rahasia” mereka sendiri.

Komponen Sistem Informasi Manajemen

Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

Sistem Administrasi dan Operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

Sistem Pelaporan Manajemen

Sistem ini merupaka sistem yang memiliki fungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan laporan yang bersifat periodik kepada para pengambil keputusan,sehingga para pengambil keputusan memiliki bahan-bahan atau informasi-informasi yang di perlukan untuk mengambil keputusan dengan benar.

Sistem Database

Database adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Basis data yang dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan bebasis berkas. Sistem Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah. Untuk mengelola basis data diperlukan perangkat lunak yang di sebut DBMS . DBMS adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat,memelihara, mengontrol, dan mengakses basis data dengan cara yang praktis dan efesien.

Sistem Pencarian

Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

Manajemen Data

Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data:

1. Data Akurat
2. Up to Date (Mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)

Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

Perangkat keras

Perangkat keras adalah salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

Hardware dapat bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan ada padanya, atau yang juga disebut dengan dengan istilah instruction set. Dengan adanya perintah yang dapat dimengerti oleh hardware tersebut, maka hardware tersebut dapat melakukan berbagai kegiatan yang telah ditentukan oleh pemberi perintah.

Hardware memiliki komponen pokok yaitu :

• Input
• Pemrosesan (CPU)
• Penyimpanan
• Output

Perangkat lunak

Jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik.
Software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan oleh komputer itu dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Melalui sofware atau perangkat lunak inilah suatu komputer dapat menjalankan suatu perintah.

Perangkat Lunak dibagi menjadi 3 :

• Sistem perangkat lunak umum, seperti siste1. sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem computer
• Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan
• Aplikasi perangkat lunak yg terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi

DataBase

Database berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

Tujuan utama dari data base adalah:

• Menghindari pengulangan data (redudansi)
• Mencapai indepedensi data (kemampuan untuk membuat perubahan dalam stuktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indepedensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam table dan kamus yang terpisah secara fisik dari program.

Prosedur pengoperasian

Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan & instruksi, yang terdiri dari 3 jenis prosedur:

• Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
• Instruksi penyiapan data sebagai input
• Instruksi operasional

Personalia pengoperasian

1. Operator
2. Programmer
3. Analisa sistem
4. Personalia penyiapan data
5. Koordinator operasional SIM dan pengembangannya

Sumber:

1. http://hocuspocus23.blogspot.co.id
2. https://aboutsim.wordpress.com
3. http://agmxx.blogspot.co.id/2017/11/bab-i-gambaran-umum-sistem-informasi_21.html